Home > Algemeen > Advocatenpraktijk en Corona-crisis (5): Blijvende maatregelen

Advocatenpraktijk en Corona-crisis (5): Blijvende maatregelen

covid19

Nu we zicht krijgen op een mogelijk geleidelijk einde van de lock-down en de aandacht meer en meer gaat naar de exit-strategieën, is het nuttig om na te denken welke maatregelen er best een permanent karakter zouden krijgen.
Het eerste (maar zeker niet het enige) dat daarbij opkomt is het thuiswerken. De meeste advocatenkantoren zijn gevestigd in de steden. De mobiliteit van, naar, en binnen de steden, was het laatste decennium uitgegroeid tot probleem nummer één voor de economische en sociale ontwikkeling van de steden.

En plots zijn we met zijn allen thuisgebleven. Voor de mensen die in de stad leven werd het verplaatsen binnen de stad plotseling weer mogelijk. In de eerste plaats te voet of per fiets dankzij verbeterde veiligheid en luchtkwaliteit. (en met wat hulp van het goede weer). Maar ook het openbaar vervoer, met name metro en tram, werden plotseling heel aantrekkelijk want niet overvol meer. En tenslotte het sporadische gebruik van de auto, bv voor het halen van zwaardere of meer volumineuze zaken, was plotseling geen frustrerende en zenuwslopende activiteit meer.

Tegelijkertijd merkten vele werkgevers dat de productiviteit van hun werknemers niet daalde, in tegendeel. Eén van de redenen is dat iedereen zijn werkuren kan organiseren zoals het hem best uitkomt, en niet aanwezig moet zijn op kantoor op het moment dat hij of zij bv. liever met de kinderen zou bezig zijn. Een studie gepubliceerd in The Economist geeft aan dat in Londen het aantal werkmails is afgenomen tussen 10 en 17 uur maar sterk is toegenomen tussen 7 en 10 en tussen 17 en 21 uur. De cijfers voor Parijs zijn gelijkaardig. Ook heeft iedereen enorm veel tijd gewonnen door niet meer naar en van het werk te moeten reizen, extra tijd die gedeeltelijk voor extra werkuren gebruikt wordt.

Een veralgemeend thuiswerken is dus zeker een na te streven doelstelling post-covid19. Moet de overheid het een blijvende verplichting maken? Of fiscaal stimuleren (bv. een fiscale bonus voor de bedrijven die GEEN bedrijfswagens hebben)? Dit zijn zeker zaken die kunnen helpen om van veralgemeend thuiswerken een blijvende verandering te maken.

Maar het belangrijkste is uiteraard dat de werkgevers zien dat het in hun voordeel werkt. Thuiswerken heeft ook nadelen, waarvan het verlies van betrokkenheid en sociale contacten de belangrijkste zijn. Om van veralgemeend thuiswerken een succes te maken op lange termijn kan er geleerd worden uit de ervaring van 100% virtuele bedrijven zoals bv Gatsby (een bedrijfje zonder kantoor met 50 werknemers, letterlijk verspreid over de ganse wereld). Hierbij enkele tips:

  • Geen vergaderingen met virtuele teams en fysische teams samen. De online deelnemers voelen zich dan uitgesloten. Dus wanneer er meerdere deelnemers (toevallig) aanwezig zijn op eenzelfde plaats, moeten zij toch ook virtueel inloggen, en niet samen in een vergaderzaal gaan zitten.
  • Controleer niet of de mensen aan het werken zijn. Zet duidelijke, liefst meetbare, doelstellingen en laat de medewerkers het verder zelf organiseren. Misschien werken zij liever ‘s nachts en gaan zij gedurende de dag fietsen.
  • Organiseer geregeld een fysisch event. Als uw team letterlijk over de wereld verspreid is wordt dat wellicht onmogelijk. Maar een jaarlijks meerdaags gezamenlijk verblijf is dan een alternatief. (Eerst moeten de reisbeperkingen opgeheven worden uiteraard)
  • Zorg voor transparante en expliciete beslissingen. Beslissingen genomen tijdens virtuele werkmeetings moeten schriftelijk vastgelegd worden.
  • Ga bewust om met de noodzaak aan sociale contacten tussen collega’s. Vaak (één van) de belangrijkste motivator(s) om te werken. (Zie daarover ook het eerste en het tweede artikel in deze reeks n.a.v. de Corona crisis)

Er zijn activiteiten die zeer moeilijk virtueel te organiseren zijn: een brainstorming, een eerste contact met de klant, een aanwerving, de aanpassing van nieuwe medewerkers aan de cultuur van het kantoor,…
Veralgemeend thuiswerken betekent dus niet dat we geen kantoor meer nodig hebben. Maar advocatenkantoren kunnen naar onze mening minstens 50% van hun oppervlakte (en van hun footprint) besparen.

We beleven een nooit eerder geziene crisis. Met zijn allen leren we van dag tot dag hoe we onze activiteiten, privé en professioneel, moeten herorganiseren. Daar komt onvermijdelijk veel improvisatie aan te pas. Het uitwisselen van ervaringen en ideeën is dan ook heel nuttig. Daarom bezorgen wij u elke vrijdag een tip of een overweging om u te inspireren bij uw zoektocht naar oplossingen voor tijdens de crisis, en voor het tijdperk daarna.

Samen met Align Coaching bereiden wij een nieuwe service voor om u beter te ondersteunen bij de ontwikkeling van uw kantoor. Tot binnenkort bij INTUITU – A passion for lawyers

Deze post is ook beschikbaar in: FR

Bekijk ook
post-corona
Post-corona wereld: Veralgemeend thuiswerken en afstandsonderwijs.
covid-19
Zich tegen de volgende crisis voorbereiden via (lokaal) engagement
Covid-19
Corona-crisis, burgerrechten, privacy en advocatuur
Covid-19
Advocatenpraktijk en Corona-crisis (3)