Home > Algemeen > Wat vinden bedrijfsjuristen goede advocatenmarketing? Nr. 1

Wat vinden bedrijfsjuristen goede advocatenmarketing? Nr. 1

The bridge 3

Een gesprek met Annick Moons, Bedrijfsjurist, Lumière Group NV

Voor onze reeks gesprekken met bedrijfsjuristen over hun verwachtingen met betrekking tot marketing en communicatie van advocaten kwam Annick Moons, Bedrijfsjurist Lumière Groep NV, als eerste aan de beurt.

annick moons

Annick Moons, Bedrijfsjurist Lumiere

Lumière Groep ligt verdoken op een achtergrond in een rustige Gentse woonbuurt vlak bij het Sint Pieters station. De naam is zó diskreet aangebracht dat ik, ook omwille van de stortbui op het ogenblik van mijn aankomst, de naam totaal gemist had en dus bij het binnentreden van de aangename, modern ingerichte kantoren, helemaal niet zeker was op het juiste adres te zijn.
Maar ik had amper de tijd om de naam van Annick Moons te noemen of zij stond al naast mij. Vermits de vergaderruimtes allemaal bezet waren ging ons gesprek door in de, al even warm ingerichte, keuken.

Een creatief milieu

Annick beschrijft Lumière als een familiale, audiovisuele groep met drie activiteiten: eigen producties (o.m. de Oscar genomineerde animatiefilm “Une vie de chat” en de juist in de bioscopen uitgekomen langspeelfilm “Le ciel flamand”), de Benelux distributie van films en tv series (o.m. Scandinavische succesreeksen zoals The Bridge en Borgen), en de uitbating van stadsbioscopen (Cartoons in Antwerpen en Lumière in Brugge).

Lumière Groep is een kleine KMO, een creatief milieu met een dertigtal medewerkers. Mijn verwachting was dan ook dat de interne “legal advisor” hoofdzakelijk met IP-vragen zou geconfronteerd worden. Maar Annick corrigeert dat beeld. Het grootste deel van haar tijd betreft contracten. Maar dat betreft zowel de productie en distributieovereenkomsten als bv de contracten met het schoonmaakbedrijf voor de cinema’s.
En als enige jurist in de organisatie zijn de contracten niet haar enige bekommernis. Zij wordt voortdurend om advies gevraagd met betrekking tot de juridische aspecten van alle activiteiten. En uiteraard is de opvolging van de strikt geregelde verplichtingen rond de tax shelter een andere hoofdbekommernis.

Hoe kiest men de advocaten met wie men samenwerkt?

En tenslotte zijn er de onvermijdelijke geschillen. Daarvoor wordt er uiteraard beroep gedaan op advocaten. En dat brengt ons tot de kern van ons gesprek: “Hoe kiest Lumiere Groep de advocaten met wie ze samenwerkt?”

Lumiere groep heeft sinds het begin van haar activiteiten nauw samengewerkt met wat men een “huis-advocaat” zou kunnen noemen. Het betreft Frank Vyncke, een alleenwerkende advocaat die ingevolge de jarenlange samenwerking de bedrijfscultuur van Lumière en de verwachtingen van haar zaakvoerders enorm goed kent. Hij blijft nog steeds de belangrijkste externe juridische partner.

Vertrekpunt bij de keuze van een advocatenkantoor is het eigen netwerk.

De komst van Annick Moons drie jaar geleden als interne jurist heeft deze relatie echter wel gewijzigd. Niet alleen wordt een deel van het juridisch werk dat vroeger werd uitbesteed nu intern gedaan.

Maar Annick doet voor dossiers in zeer specifieke domeinen voortaan ook beroep op meer gespecialiseerde ondersteuning. Het betreft enerzijds de voor Lumière zo essentiële auteursrechten en anderzijds alles wat met arbeidsrecht te maken heeft.

Er bestaat daarbij geen vaste werkwijze om de partners te kiezen. Het vertrekpunt is het eigen netwerk van Annick Moons. Dus ofwel doet zij beroep op advocaten waarmee zij vroeger reeds heeft samengewerkt of van wie Annick de reputatie kent. Ofwel vraagt ze “via, via” naar advocaten die in soortgelijke dossiers zijn opgetreden.

Voor een recente zaak in Parijs werd op die manier een shortlist opgesteld aan wie vervolgens een offerte werd gevraagd.

Informele selectiecriteria

De criteria zowel voor opname in de shortlist als voor de uiteindelijke toewijzing van het dossier zijn niet geformaliseerd.

Een belangrijk uitgangspunt is de – verwachte – tarifering: “Als klein bedrijf kunnen wij ons de diensten van de grote kantoren niet veroorloven. Trouwens ik stel mij de vraag of die kantoren met hun hoge tarieven kunnen blijven bestaan”.

Maar naast de tarifering is het belangrijkste criterium “of het klikt tussen de advocaat en mij”: “Ik bel met de verschillende kandidaten en moet tijdens dat gesprek het gevoelen krijgen dat ik met de betrokken advocaat in volle vertrouwen kan samenwerken.”

Zo geeft zij als voorbeeld aan dat in het Parijse dossier niet alle kantoren gesproken hadden over een mogelijke goedkopere alternatieve procedure. Het kantoor dat heel transparant de verschillende mogelijkheden had toegelicht kreeg uiteindelijk het dossier toegewezen.

Weinig of geen “Alternative Fee Arrangements (afa’s)”

Niettegenstaande het belang van de tarifering bij de keuze van een advocaat gebeurt 95% van de facturatie van de externe juridische partners nog steeds op uurbasis. Waarbij eventueel wel een maximumniveau wordt afgesproken. Dat betekent dat wanneer de kosten in een dossier een bepaald bedrag overstijgen er met het kantoor overleg gepleegd wordt over het al dan niet verder gaan.

Verwachtingen ten aanzien van de advocaten met wie wordt samengewerkt.

Bij KnowToGrow Legal wijzen wij er steeds opnieuw op dat de eerste en belangrijkste doelgroep van alle advocatenmarketing de bestaande klanten zijn. (zie daarover o.m. Waarom marketinginspanningen door advocaten ook moeten gericht zijn op bestaande klantenrelaties) En dat een goede klantenfeedback de effectiefste marketingtool is. (Over het waarom en hoe van een goede klantenfeedback zie Klantenfeedback, de meest kosteneffectieve marketingactie voor advocaten). Wat verwacht Annick Moons van de kantoren met wie ze samenwerkt?

Deze vraag kwam enigszins onverwacht maar onze gesprekspartner moest maar enkele seconden nadenken.
De eerste verwachting was een goede feedback en overleg m.b.t. het verloop van de procedures: conclusies van de tegenpartij, voorstel van antwoorden daarop, zo nodig organisatie van een meeting, … En het belangrijkste bij die feedback was een eerlijke inschatting van de risico’s.

Met betrekking tot de “servicedesign” wenst Annick Moons geen verrassingen aangaande de facturatie. Liever een maandelijkse facturatie dan een factuur op het einde van het trimester of, nog erger, bij het einde van de procedure.

Verder acht zij een persoonlijke aanpak en goede bereikbaarheid enorm belangrijk.

Gevraagd naar de wenselijkheid naar meer formele feedback, zoals een einde-opdracht gesprek of een jaarlijkse meeting ter evaluatie van de samenwerking, lijkt dat geen absolute vereiste te zijn: “Frank Vyncke, onze huisadvocaat, neemt wel af en toe contact op met het management, maar daar blijft het bij.”
Onze tip aan meester Vyncke zou zijn om minstens één keer per jaar aan tafel te gaan zitten met de bedrijfsjurist om te praten over de, voorbije, samenwerking en over de uitdagingen waar het bedrijf mee geconfronteerd wordt en hoe hij daarbij behulpzaam kan zijn.

Marketingcommunicatie door advocatenkantoren

In heel het gesprek is tot nog toe geen woord gevallen over marketingcommunicatie. Is dat dan helemaal niet belangrijk?

Een duidelijke en vertrouwenwekkende website blijkt toch wel essentieel te zijn: “Wanneer ik overweeg met een bepaald kantoor te gaan samenwerken zal ik altijd eerst hun website bekijken, en als die mij niet voldoende vertrouwen geeft dan sluit ik dat kantoor uit.”

Wat betreft de kantoren met wie zij samenwerkt waardeert Annick wel eventuele “newsalerts”: “Maar dan enkel in mijn “core business”, te weten het auteursrecht, en enkel wanneer er echt belangrijk nieuwe rechtspraak te melden valt.”

Uitnodigingen tot “client events” worden ook gewaardeerd, ook al zal zij zelden tijd hebben om er aan deel te nemen. En het moeten wel inhoudelijk interessante evenementen zijn: “In onze sector zijn er meer dan voldoende “social events” zodanig dat ik geen uitnodigingen meer behoef van advocaten voor dat soort van happenings.”

Overbodigheid “quality labels” zoals Chambers of Legal 500

Voor Annick Moons spelen de vermeldingen in de internationale “directories” of het behalen van “awards” geen enkele rol bij de selectie van een advocatenkantoor. Ze uit daarbij haar twijfels over de onafhankelijkheid van de meeste van deze “awards”. Anderzijds wanneer een advocaat meewerkt aan een opleiding georganiseerd door het IBJ of door een gerespecteerde organisatie zoals M&D Seminars dan geeft dat wel vertrouwen in zijn of haar deskundigheid.

Music clearing in movie productions

En als afsluiter een tip voor onze lezers-advocaten die hun reputatie in de audiovisuele markt willen verstevigen: “Een seminar over het “clearen” van muziek in filmproducties zou mij, en een aantal van mijn collega’s, zeer sterk interesseren.”

Bekijk ook
path to purchase legal consumer
Hoe advocaten zich moeten aanpassen aan de nieuwe juridische consument. Deel 1
Wijzigende rol van de advocaat
Gerben Pauwels, Directeur Juridische Zaken Argenta, over trends in legal marketing zoals gezien door bedrijfsjuristen (nr. 5).
Jureca
Jureca: Waar rechtszoekenden en advocaten elkaar vinden
Legal marketing and knowledfge management
Kennisbeheer en marketing in advocatenkantoren, deel 2

Geef feedback op